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内部統制システムの基本方針の一部改定に関するお知らせ

2015年05月08日

平成 27 年5月8日

各 位

会社名 ユ ア サ 商 事 株 式 会 社
代表者名 代表取締役社長 佐藤 悦郎
(コード番号 8074 東証第一部)
問合せ先 取締役総務部長 佐野木 晴生
( T E L . 0 3- 6 3 6 9- 1 2 5 5 )

内部統制システムの基本方針の一部改定に関するお知らせ

当社は、本日開催の取締役会において、内部統制システムの基本方針について、下記のとおり一部改定することを決議いたしましたのでお知らせいたします。

1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

 (1) 当社グループにおける経営理念、倫理方針及び行動規範を制定し、代表取締役社長が率先垂範してこれを実行し、繰り返しその精神を取締役及び使用人に伝えることにより、法令及び社会倫理の遵守を企業活動の前提とすることを徹底する。

 (2) 代表取締役社長の直轄組織とする倫理・コンプライアンス委員会を設置し、その委員長は代表取締役社長が取締役の中から選定し委嘱する。倫理・コンプライアンス委員会は、社内研修等を活用してその実効性を高めるとともに、内部監査室と共同して遵守状況をモニタリングするなど、当社グループを網羅的に横断する倫理・コンプライアンス体制を整備する。

 (3) 当社グループの取締役または使用人が法令、定款、諸規則等に違反しもしくは違反するおそれのある事実を発見したときは、速やかに倫理・コンプライアンス委員会、顧問弁護士事務所の担当弁護士、監査役等に直接相談・報告することを可能とする窓口(ホットライン)を常設するとともに、当該報告をしたことを理由に不利な取扱いを受けないことを確保する体制とする。相談・報告を受けた倫理・コンプライアンス委員会等は、その内容を調査し、再発防止策を講じるとともに、重要な案件については代表取締役社長を通じて取締役会に報告する。

 (4) 特に反社会的勢力への対応については、行動規範において、関係の遮断を宣言するとともに、対応マニュアルを作成し、社内研修等を通じて社員に周知し、その排除・根絶のための情報の一元管理を徹底する。外部からのアプローチは倫理・コンプライアンス委員会において掌握するとともに、公益社団法人警視庁管内特殊暴力防止対策連合会に参加し、情報収集に努め、反社会的勢力との取引等の未然防止に努める。

 (5) 法令、定款、諸規則等に違反する行為があった場合は、人事委員会がその処分を審議・決定する。

 (6) 正確で信頼性のある財務報告を作成するため、財務報告に係る内部統制についての基本方針を定め、当社グループにおいてその整備・運用を推進するとともに、適正な財務報告を作成し、有効性の評価を行い、会計監査人の監査を受け、その承認のもと、所管官庁に「内部統制報告書」を提出し、縦覧に供する。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役の職務執行に係る情報の保存及び管理につき、全社的に統括する責任者として経営管理部門管掌取締役を定め、当該取締役が作成する文書管理規程に従い、職務執行に係る情報を文書または電磁的媒体に記録し、保存する。取締役及び監査役は、文書管理規程により、必要に応じ、これらの文書等を閲覧できるものとする。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

 (1) 当社グループのリスクに関する統括責任者(以下「リスク管理統括責任者」とい う)として経営管理部門管掌取締役を定め、想定されるリスクごとに、発生時にお ける迅速かつ適切な情報伝達と緊急事態対応体制を整備する。

 (2) リスク管理統括責任者は、倫理・コンプライアンス委員会を主宰し、その傘下に リスクの区分に応じたスタッフを配置し、関連する社内諸規則・通達等に基づき当 社グループの事業活動から生じるさまざまなリスクの把握、情報収集、予防対策の 立案、啓蒙を行うなどリスクを網羅的・横断的に管理するとともに、具体的な発生 事例に基づき評価を行い、管理体制の改善を図る。

 (3) 海外取引、とりわけ輸出取引に関するコンプライアンスの向上を図るため、輸出 関連法規の遵守に関する内部規程として安全保障輸出管理基本規程を制定し、輸出 管理委員会が責任部署として啓蒙、監視活動に当たる。

 (4) リスク管理統括責任者は、必要に応じてリスク管理の状況を取締役会に報告する。

 (5) 大規模災害や新型インフルエンザの発生など、当社グループに著しい損害を及ぼ す事態の発生を想定し、事業継続計画(BCP)を策定し、事業中断を最小限にと どめ、事業継続マネジメント体制の整備に努める。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

 (1) 取締役会は、会社の組織機構、分掌業務並びに職務権限及び責任を明確にし、業務の組織的かつ効率的な運営を図る。

 (2) 取締役会は、3カ年を期間とする中期経営計画を策定するとともに、当該計画に基づき毎期6カ月ごとに連結予算大綱を策定し、マーケット事業本部・本部・事業部・連結子会社ごとの業績予算を決定する。

 (3) 各部門及び子会社を管掌する取締役は、各部門及び子会社が遂行すべき具体的な施策及び権限委譲を含めた効率的な業務執行体制を決定する。

 (4) 経営会議及びマーケティング戦略会議を設置し、取締役会への上程議案、重要な会社の政策・方針・目標等の策定に関する審議を行うほか戦略・方針に係る指示・命令事項の伝達及び業績報告等を行う。

 (5) ITを活用した経営管理・業績管理システムを構築し、月次・四半期・通期の業績管理データを迅速に取締役会に報告する。

 (6) 取締役会は、毎月、結果を評価し、担当取締役・執行役員等に予算と実績の乖離の要因を分析させるとともに、効率化を阻害する要因を排除・低減するための改善策を実施させ、必要に応じて目標を修正する。また、各部門を管掌する締役は、必要に応じて各部門が遂行すべき具体的な施策及び権限委譲を含めた効率的な業務執行体制を改善する。

5.当社グループにおける業務の適正を確保するための体制

 (1) 子会社ごとの各所管本部・事業部のもと、子会社の自主性を尊重しつつ、関係会 社運営規程に基づき管理を行い、一定の基準を上回る決裁事項及び報告事項につい ては、当社に決裁を求めまたは報告することを義務づける。

 (2) 主要な子会社の取締役または監査役を当社から派遣するとともに、子会社ごとに 選任された取締役が子会社の取締役の職務執行を監視・監督し、監査役は子会社の 業務及び財産の状況を監査する。

 (3) 関連事業部、倫理・コンプライアンス委員会、内部統制委員会は、当社の取締役、 所管部門と共同して内部統制の実効性を高めるため、子会社の指導・支援を行う。

 (4) 当社は、子会社から、その営業成績、財務状況その他重要な情報について、マー ケティング戦略会議、関係会社決算報告会等において定期的に報告を受ける。

6.監査役会がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項並びに当該使用人の取締役からの独立性に関する事項

取締役は、監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合、必要な員数及び求められる資質について、監査役と協議の上、監査役の職務を補助するためのスタッフを置くことができるものとし、当該スタッフを配置した場合、監査役の指示に従って、その監査職務の補助を行う。なお、その人事異動・評価については、事前に監査役会の同意を得るものとする。

7.取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制

 (1) 取締役及び使用人は、監査役の出席する取締役会、経営会議等の重要な会議において事業及び財務の状況等の報告を定例的に行う。

 (2) 内部監査室は、監査役に対し定期的に内部監査の実施状況を報告する。

 (3) 当社グループの取締役及び使用人は、法令・定款・諸規則等に違反する行為、当社グループに著しい損害を及ぼすおそれのある事項、リスク管理に関する重要な事項、ホットラインにより相談・報告された事項、その他コンプライアンス上重要な事項が発生した場合には速やかに監査役に報告する。

 (4) 取締役及び使用人は、主要な稟議書等の決裁書類を監査役に回付する。

 (5) 子会社の取締役及び使用人は、法令及び規程に定められた事項のほか、子会社の監査役から報告を求められた事項について速やかに子会社の監査役に報告するとともに、これらの報告を受けた者は速やかに監査役に報告する。

8.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

 (1) 監査役は、取締役会その他重要な会議に出席し、取締役の重要な意思決定の過程及び業務の執行状況の把握に努めるとともに、代表取締役との定期的な意見交換の機会を設け、実効的な監査体制の確保を図る。

 (2) 監査役は、内部監査室との連係により相互に補完しあい、実効的な監査体制の強化を図る。

 (3) 監査役は、子会社の監査役との情報交換を緊密に行い、当社グループ全体の監査体制の強化を図る。

 (4) 監査役は、当社の会計監査人である東陽監査法人の独立性を監視し、会計監査人から監査の内容について報告及び説明を求めるとともに、定期的に情報の交換を行うなど連係を図る。

 (5) 監査役がその職務の執行について生ずる費用の前払または償還の請求を行ったときは、当該監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。